8 ferramentas para impulsionar o trabalho remoto em equipe

O trabalho remoto é uma realidade que se tornou muito comum com o início da pandemia de COVID-19 e o isolamento social. Agora, mais de um ano depois, algumas empresas que adotaram o home office durante o ano de 2020 decidiram manter a possibilidade de trabalhar remotamente mesmo depois do final da pandemia.

O modelo de trabalho virtual traz vantagens, mas ainda gera muitas dúvidas. Uma das maiores preocupações é: Como colaborar remotamente e em tempo real com outros colegas de equipe mantendo a mesma produtividade do trabalho presencial?

Uma resposta possível

A resposta pode vir das ferramentas digitais colaborativas. De 2020 para cá, várias ferramentas digitais implementaram ou melhoraram suas funcionalidades de colaboração em tempo real, ganhando com isso mais adeptos e mais popularidade para além de seus nichos iniciais.

Pensando isso, hoje trazemos 8 ferramentas digitais muito utilizadas no dia a dia da EJCM que podem ajudar na colaboração entre as equipes de qualquer empresa:

1 – Miro

O Miro poderia ser chamado de “quadro branco virtual”. Sua proposta é ser um espaço infinito para colaboração visual em tempo real, deixando os usuários livres para explorar suas ideias em conjunto da forma que desejarem.

Para atingir este objetivo, o Miro oferece vários elementos pré-prontos, como Post-its, formas e setas para criar fluxos. Além disso, a ferramenta conta com uma função de desenho livre, possibilidade de comentários em qualquer ponto do arquivo, e permite o upload de fotos, PDFs, e outros documentos que podem ser visualizados e manipulados diretamente em sua interface.

Uma das grandes vantagens do Miro é a quantidade de templates disponibilizados para uso gratuito. A ferramenta tem modelos inspirados em diversos frameworks de gestão e execução de projetos, oferecendo templates de mapas mentais, jornadas do usuário, quadros Kanban, matrizes SWOT, Double Diamond e muitos outros.

Com essas funcionalidades o Miro é uma ferramenta muito útil para o desenvolvimento de projetos em equipes que utilizam Design Thinking e metodologias ágeis como o SCRUM.

2 – Figma

Figma é uma ferramenta colaborativa para edição e criação de imagens. Ele se popularizou mais no meio do desenvolvimento de aplicativos, sendo muito utilizado para a criação de UI (Interface do Usuário), mas suas funções servem para a elaboração de qualquer tipo de imagem.

Assim como o Miro, o Figma mostra o cursor de outros usuários em tempo real na tela, permitindo que toda a equipe veja o que cada um está editando. O aplicativo também permite a criação de comentários em qualquer ponto do arquivo, facilitando o desenvolvimento em conjunto.

A ferramenta inclui ainda a possibilidade de apresentar os layouts em tela cheia e de criar um fluxo de navegação entre as telas criadas, funções que ajudam a realizar testes de usabilidade com protótipos de aplicativos ou sites.

Por ter, assim como o Miro, uma área de edição infinita em que podem ser criados diversos quadros, o Figma é muito flexível, se adaptando a várias necessidades de criação de imagens.

O conceito da área infinita também torna a ferramenta útil para a exploração livre de ideias e permite dividir o espaço de trabalho em áreas menores, criando focos para equipes específicas dentro do mesmo arquivo.

O Figma oferece um plano gratuito, com limitações de número de arquivos por time, e também planos com menos restrições que podem ser adquiridos por time.

3 – Trello

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que usa um método semelhante ao Kanban, organizando as tarefas de uma equipe em listas verticais, que representam etapas de conclusão, e em cartões que representam cada tarefa.

Enquanto estiver fechado, um cartão pode ser movido rapidamente entre as listas verticais, mudando seu status de “Em andamento” para “Concluído”, por exemplo.

Quando o cartão é aberto, suas várias formas de customização ficam disponíveis. Um cartão do Trello pode ser, por si só, um documento completo. Ele permite a inserção de anexos, atribuição da tarefa a membros da equipe, criação de checklists, definição de etiquetas, comentários individuais e definição de data limite para a conclusão da tarefa. Além disso, a caixa de texto editável da descrição do cartão é um editor de Markdown, o que facilita na formatação do texto.

A ferramenta é gratuita, mas também oferece planos empresariais que, entre outras vantagens, permitem que as tarefas sejam visualizadas em outras formas além da visualização Kanban padrão.

4 – Notion

Notion é um ferramenta que poderia ser considerada um aplicativo “tudo em um”.

Ele é um app de organização multi-funcional que segue uma lógica de páginas: você começa com uma página em branco e, dentro dela, pode adicionar mais páginas, ou elementos interativos como listas filtráveis, tabelas dinâmicas, calendários e quadros Kanban.

A ferramenta também é totalmente customizável, sendo possível adaptá-la para funcionar bem com equipes de qualquer tamanho.

Muitas empresas utilizam o Notion como uma central de conhecimento interna, reunindo páginas com informações sobre a história da empresa, cultura, valores, práticas e outros detalhes corporativos.

Ele possui um plano pessoal gratuito bem compreensivo, sem limite de páginas, e também planos empresariais mais robustos, que possuem compartilhamento ilimitado e configurações mais detalhadas de acesso.

5 – Telegram

O Telegram é um aplicativo de comunicação por mensagem semelhante ao WhatsApp em funcionalidade principal. Mas suas funcionalidades vão muito além do envio de mensagens.

Entre outras vantagens, o Telegram conta com:

• Canais – Podem ser ingressados por qualquer pessoa da equipe, mas apenas pessoas autorizadas podem enviar mensagens dentro de um canal. Funciona como uma lista de transmissão geral e pode ser utilizado como quadro de avisos internos.
• Bots – São perfis automáticos que podem ser criados pela própria equipe ou por outros usuários e podem ser programados para exercer algumas funções úteis, como descobrir o cargo de outra pessoa da equipe, marcar todos os membros de um grupo para que vejam uma mensagem importante, entre outras coisas.
• Enquetes – Podem ser criadas dentro de um canal ou de um grupo e facilitam tomadas de decisão que precisam ser rápidas.
• Organização em pastas – Como o home office podem acontecer momentos em que a vida pessoal acaba se misturando à vida profissional. Quando as conversas de grupos de trabalho e conversas pessoais acontecem dentro do mesmo aplicativo, essa situação fica cada vez mais frequente. O Telegram ajuda a mitigar um pouco esse problema permitindo que o usuário separe suas conversas em diferentes pastas, possibilitando que apenas uma das pastas fique aberta durante o horário comercial ou o horário livre.

Existem muitas outras funcionalidades do Telegram que o tornam vantajoso para ser utilizado como app de mensagens oficial de uma empresa, mas as expostas acima são as mais relevantes e podem ajudar a criar uma comunicação diária mais eficiente.

6 – Discord

Discord? O aplicativo para gamers? Sim!

Se você não conhece o Discord, ele é um aplicativo com foco em conversas por voz, vídeo e mensagem que é muito utilizado por fãs de jogos online.

Uma área do Discord focada em uma comunidade específica é chamada de servidor. Os servidores funcionam como grandes grupos que são segmentados em divisões menores, os canais de voz e de chat por escrito.

Os servidores podem ser configurados para se ajustar à realidade da sua empresa, pois permitem a definição de cargos para cada integrante e estes cargos podem garantir ou não o acesso a determinados canais.

A maior vantagem do Discord vem de seus canais de voz. Eles são canais que ficam sempre abertos, eliminando a necessidade de iniciar e terminar chamadas. Qualquer um pode ingressar em um canal, a qualquer momento, e começar a conversar com quem também se encontra nele.

Quem está ativo em um canal de voz também pode compartilhar a tela com os demais ou ligar a câmera para transformar a conversa em uma chamada de vídeo sem precisar mudar nada. Além disso, mais de um usuário pode compartilhar a tela ao mesmo tempo no mesmo canal, permitindo uma interação mais natural durante o compartilhamento de informações.

Desta forma, o Discord pode ser uma solução muito interessante para a comunicação profissional remota, pois torna as interações virtuais mais livres e mais próximas do que seria a interação em um ambiente presencial.

7 – Google Workspace

O Google Workspace é a última remodelação feita pela Google do que antes era chamado de G Suite: Gmail, Google Agenda, Google Drive, Google Docs e Google Meet foram repensados para aumentar a integração entre os serviços.

Mas… todos os aplicativos mencionados são acessíveis normalmente com uma conta comum do Google, não?

O diferencial do Google Workspace é que ele é voltado especificamente para o mundo empresarial. Isso significa a disponibilização de um endereço de e-mail exclusivo para a empresa e o acesso a recursos premium dos aplicativos que não estão disponíveis em uma conta pessoal gratuita.

Algumas funcionalidades extra são:

• Aumento da duração máxima das reuniões do Google Meet para ate 24h
• Aumento do número máximo de pessoas em chamadas do Google Meet
• Layouts de e-mail personalizáveis para o Gmail
• Agendamento de horários de reuniões simplificado no Google Agenda
• Aumento no espaço de armazenamento do Google Drive

Mas a maior vantagem do Google Workspace é o seu funcionamento focado na web e o armazenamento de dados centralizado em nuvem, no Google Drive. Essas características eliminam a necessidade de instalar programas no próprio computador e facilitam a migração entre diferentes computadores sem perder informação, além de permitirem um compartilhamento de informações mais eficiente entre membro de uma equipe.

Os planos empresariais do Google Workspace são cobrados por usuário e dividem-se em Starter, Standard, Plus e Enterprise. Além deles, a Google também disponibiliza um plano individual do Workspace que inclui algumas funcionalidades premium vistas nos planos empresariais, como videochamadas mais longas, agendamento de horários simplificado no Google Agenda e layouts de e-mail personalizáveis no Gmail.

8 – LiveShare (VSCode)

O LiveShare é uma extensão do Visual Studio Code, um dos editores de código mais utilizados por desenvolvedores. Sua proposta é simples: permitir que mais de uma pessoa edite o mesmo arquivo de código, ao mesmo tempo, com as mudanças sendo vistas em tempo real por todos que estão na mesma sessão de compartilhamento.

Assim como nas ferramentas de colaboração em tempo real mencionadas anteriormente, com o LiveShare é possível ver o cursor de quem está programando na mesma sessão que você.

O LiveShare também permite compartilhar o terminal integrado do VS Code com os outros programadores, de forma que é possível executar o código sendo editado em conjunto e observar os resultados em tempo real.

Além disso, a extensão mantém um histórico de usuários com os quais você compartilhou sessões recentemente e permite que você chame a pessoa novamente em poucos cliques. Isso facilita rotinas de pair programming e auxilia desenvolvedores mais experientes a resolver as dúvidas de colegas de equipe de forma mais dinâmica.

A diferença do LiveShare para os outros aplicativos desta lista é que ele não implementa um serviço de armazenamento em nuvem. Isto é, o código que está sendo editado em conjunto fica salvo apenas na máquina da pessoa que iniciou a sessão.

E ainda existem muito mais…

Essas são só algumas das ferramentas que a EJCM utiliza diariamente para garantir um fluxo de trabalho tranquilo e produtivo em esquema remoto.

Usando o poder combinado das ferramentas colaborativas e da flexibilidade que o trabalho remoto proporciona, seguimos produzindo e entregando soluções digitais de alta qualidade.

Se interessou? Entre em contato conosco através do nosso site. Com a EJCM você pode transformar seus sonhos em realidade!