Guia de Encerramento de Projetos | Agile

Fase de finalização de todas as atividades, de todos os grupos de processos; para que formalmente seja encerrado o projeto ou a fase do mesmo.

UAU ! Essa seria uma definição mais do que plausível se não fosse tão inalcançável sem as ferramentas corretas.

É por isso que traçaremos uma rota clara e estratégica para a alcançarmos:

• Chave do processo
• Processo externo
• Processo interno
• Referências

Impossível é falarmos de um projeto sem falarmos sobre seu cliente. E por causa do Manifesto Ágil, temos um valor:

Nossa colaboração com o cliente vale mais que negociação de contratos

Ou seja, desde o momento de negociação aos infinitos acordos que um escopo aberto carrega, prezamos por satisfazer as necessidades/desejos do nosso cliente.

Porém, é muito comum que a frequência com a qual modificações são solicitadas aumente a ponto de haver uma quebra de expectativas ao final do projeto.

Por isso é muito fácil perdermos a medida adequada no relacionamento profissional, uma vez que somos orientados a cultivar um relacionamento de parceria com o cliente dentro dos princípios de agilidade.

Se ater à linha tênue entre colaboração e amizade é algo desafiador que só será resolvido com um processo constante de alinhamento de expectativas entre as partes.

Chave do Processo

A expectativa é criada a partir da percepção de sinais, muitas vezes confusos, que devem ser filtrados e canalizados.

Para um relacionamento, a expectativa unida à comunicação é imprescindível, pois impõe limites e objetivos transparentes.

E para nós, esse processo será exemplificado por um fenômeno social conhecido de forma coloquial como Friendzone. O fenômeno ocorre entre duas pessoas em uma relação, e tem seu início quando uma delas percebe que a outra parte tem ideias equivocadas sobre o relacionamento dos dois. E então, a partir de uma comunicação assertiva, chegam à um consenso quanto aos limites e objetivos de seu relacionamento.

Então, sim, gerentes, vocês são os responsáveis por impor os limites da relação, assumindo o papel de ‘heartbreaker’ na friend zone. É por isso que, para nós, a friend zone será:

A fase em que mostramos profissionalismo bem estruturado, indicando um alinhamento final a respeito do início do fim

Antes de falarmos do posicionamento prático nesse processo, é importante entendermos que o encerramento de um projeto começa antes do fim. Se esse alinhamento não ocorrer, o projeto deixará a sensação de que não foi encerrado, e sim, abandonado, desencadeado pelo sumiço gradual do time e do gerente. As consequências serão visíveis tanto externamente quanto internamente, com seu cliente e sua equipe.

Processo Externo

O processo de encerramento voltado para o cliente, é descrito como um processo de aceitação e de transição que veremos a seguir. Para que tenhamos uma aceitação da parte do cliente, não basta apenas torcermos para que ele aceite no final, é necessário que ativamente a liderança crie um processo de transição coerente com os objetivos do projeto.

Para consegui-la adequadamente vamos seguir alguns passos:

1. Contrato/TAP(termo de abertura do projeto)

É necessário que o gerente do projeto revise os termos inicias do projeto, seja o contrato inicial, ou o termo de abertura do projeto. Avalie se os objetivos esperados e negociados pelo cliente foram atingidos de forma satisfatória. Em seguida, rever a jornada que o projeto teve não deve ser ignorado devido aos possíveis alinhamentos de escopo que houveram com o passar do tempo, e então fazer um checklist dos itens faltantes.

2. Comunicação

Assim que o passo inicial de realizar o levantamento dos itens do checklist for realizado, a comunicação com o cliente, conscientizando-o da fase em questão, será imprescindível, pois ele precisa além de concordar com essa lista final, entender que a equipe está direcionada para o fim, e que seu gerente tem tudo sob controle. Por isso a primeira reunião dessa última fase desse ser bem estruturada, para que o cliente não se sinta inseguro ou com a impressão de que a equipe está correndo para terminar o projeto. Explique o que ocorrerá durante essa fase(as etapas que estamos vendo), e quais são suas expectativas para esse encerramento.

3. Encerramento de Contratos

O aceite formal do cliente constitui a importância jurídica de responsabilidade entre as partes. Assim que a fase de encerramento for iniciada, é necessário que o gerente se informe imediatamente a respeito do processo jurídico de encerramento, solicitando com antecedência os termos necessários, e passando também todos os pontos que foram analisados no item 1(objetivos concluídos e checklist final de operações). Quanto antes for solicitado, melhor, pois termos jurídicos devem ser revisados com cuidado, a fim de não conterem nenhum erro quando forem utilizados.

4. Reunião de Encerramento

AH! A oportunidade de honrarmos o valor do Manifesto Ágil:

Nossa colaboração com o cliente vale mais que negociação de contratos

A maior parte dos projetos não chegam à essa reunião, infelizmente, pois, uma vez que o termo de encerramento é assinado pelas partes, os envolvidos começam a perder o contato.

Acontece que é ela que ditará qual será o futuro da relação empresa/cliente, afetando diretamente o NPS, e futuros outros contratos; Além do futuro da relação da equipe/cliente pois o network que alcançamos através do nosso trabalho sempre será o nosso portfólio.

Portanto, essa reunião, será acima de tudo a oportunidade que a equipe terá para deixar as portas abertas para o futuro. Além disso, pode envolver os pontos a seguir…

5. Pesquisa de satisfação

É importante que durante a reunião de encerramento, seja falado sobre os próximos passos. O gerente deve deixá-lo avisado que haverá uma pesquisa de satisfação, mais especificamente, o NPS, que será coletado posteriormente àquele momento, e que provavelmente será alguém da empresa, alheio à equipe que irá coletá-lo, prezando pela imparcialidade.

6. Transição de Produto

Geralmente, é necessário que haja uma transição de responsabilidades sobre o código também, então a transição de produto pode ser multiforme, dependendo da necessidade do cliente.

Apresentação/revisão da documentação do projeto; Passagem/treinamento de código para novo responsável, e etc.

Esse momento pode ou não acontecer durante a reunião de encerramento, geralmente, é posterior à reunião, porém tudo dependerá do que for acordado entre as partes.

Processo Interno

O processo interno será referente à dinâmica que ocorrerá com a equipe, tratando, principalmente, da gestão de conhecimento, abordando as lições e histórico do projeto. Se isso não for feito não haverá crescimento dos membros do time, sendo posteriormente, convertido para a empresa.

1. Liberação dos membros da equipe

Conforme as sprints do checklist final forem terminando, é importante manter a equipe engajada ainda que alguns já estejam sem demanda, remanejando as tarefas e se necessário dividindo-as em partes menores para alcançar resultados mais rápidos.

Porém, uma vez que as sprints terminarem, é importante deixar claro quando a equipe é liberada das atividades para que não fiquem em alerta constante podendo ocasionar sentimentos de frustração e desengajamento. Uma vez liberados de suas atividades, alcançamos o real encerramento da relação equipe/cliente. (Que ocorre paralelamente à reunião de encerramento e transição de produto)

2. Compilação das lições aprendidas

Ninguém gosta de repetir os mesmos erros, não é? E se aprendermos com os erros dos outros?

Depois do trabalho duro e antes da comemoração, temos a fase em que colocamos tudo isso à prova e podemos refletir sobre o que deu certo, o que não deu e, o que poderia ter sido feito de maneira melhor.

A reflexão, de-briefing, apesar de aqui estar sendo algo pontual, deve ser constante para o time, possibilitando um avanço contínuo de aprendizagem. Esse processo desenvolve uma das ferramentas mais importantes que você terá como profissional:

Intuição e tomada de decisões rápidas

Essas características são muito procuradas e bem vistas. Porém, não são um dom, ao contrário, são desenvolvidas através da prática deliberada: retrospectiva > análise interna.

3. Confraternização

Como forma de reconhecer o trabalho e investir no engajamento da equipe, não devemos deixar de realizar um evento de confraternização de forma que tenhamos uma boa passagem de fase.

Ela pode acontecer de muitas formas, desde a mais simples como pipoca e guaraná até uma saída fora de expediente patrocinada pela empresa.

E então, vamos nessa? Faça um orçamento conosco!

Referências

• THE STANDISH GROUP — The CHAOS Report. West Yarmouth, MA: Standish Group International Inc. 1986.
• THE STANDISH GROUP — The CHAOS Report. West Yarmouth, MA: Standish Group International Inc. 2009.
• PMI — PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. — Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.
• Como Obter Aceitação e Encerrar um Projeto — Mario Trentim

Este artigo é destinado à gerentes de projetos & project owners & scrum masters