Transformação digital – O processo

Transformação digital é um termo que tem ganhado bastante visibilidade nos últimos anos. Em 2020, por causa da pandemia da covid-19, esse conceito ganhou ainda mais destaque, ficando mais relevante devido ao isolamento social. Com isso, muito se falou sobre o assunto, mas pouco foi dito sobre como a transformação acontece na prática.

Primeiro, é importante ressaltar alguns tópicos fundamentais a considerar antes de passar por um processo de transformação digital:

1) Transformação para todos

Quando uma empresa passa por uma transformação digital, o ideal é que todos os setores e departamentos passem pelo processo, pois a transformação só ocorre de fato quando é realizada em toda a instituição.

2) Uma nova maneira

Após passar pela transformação digital, a empresa implementa um novo software ou aplicação web. Com isso, a forma como as tarefas eram realizadas muda. Sendo assim, é necessário que haja um período de adaptação para que os funcionários se acostumem à nova maneira.

Como a transformação digital funciona

Para mostrar como acontece o processo de transformação digital, vamos usar de exemplo uma escola fictícia. Porém, antes de explicar o passo a passo, precisamos entender como funciona a empresa antes de passar pelo processo.

Quando um novo aluno chega nessa escola, ele vai até a secretaria e efetua a matrícula. A secretaria faz o cadastro das informações em uma ficha de papel e essa é guardada em um arquivo físico em um outro cômodo. O mesmo acontece com a matrícula dos professores, apesar de essa matrícula ser feita pela coordenação pedagógica. Depois que esse aluno inicia seus estudos, todos os registros de notas são feitos pela coordenação pedagógica. Essa recebe uma lista com as notas de cada aluno de cada disciplina e faz os registros das notas, faltas e outros dados em uma planilha física.

O controle e registros das mensalidades pagas e as inadimplentes são feitas pelo departamento financeiro em uma planilha física. O mesmo departamento realiza também o registro dos pagamentos dos professores no mesmo estilo de planilha. O departamento administrativo realiza o controle da quantidade dos itens do almoxarifado também por uma planilha física.

Problemas

Analisando o funcionamento dessa empresa, podemos perceber vários problemas capazes de prejudicar o desempenho profissional ao longo do tempo, visto que existem muitos procedimentos trabalhosos sendo realizados de maneira exaustiva. Listando os procedimentos capazes de gerar problemas futuros de uma maneira geral, temos:

• Matrículas dos alunos feitas em arquivos de papel;
• Fichas com o histórico dos alunos guardadas em arquivos físicos;
• Registros escolares dos alunos em planilhas físicas;
• Controle do financeiro feito à mão;
• Ficha dos funcionários em arquivos de papel;
• Registros dos funcionários em planilhas físicas;
• Registro e controle do almoxarifado;

Após perceber que toda a linha de operação administrativa, financeira e pedagógica funcionava de maneira arcaica, a diretoria procurou uma empresa de TI para automatizar sua escola. Depois de realizar sua pesquisa, entrou em contato com a EJCM e eles marcaram a primeira reunião para encontrar a solução que a escola estava passando.

Etapas da transformação digital

Uma das soluções mais viáveis para solucionar as problemáticas encontradas é justamente por meio de transformações digitais. Essas são feitas em sua maioria por empresas de tecnologia da informação que, por meio de recursos digitais, são capazes de transformar processos manuais complexos em processos digitais mais práticos e funcionais. Consequentemente, tais processos reduzem bastante o tempo de produção e se tornam mais econômicos.

Portanto, após a contratação de um projeto da EJCM por parte da diretoria da escola, acontecem as seguintes etapas:

Reunião de diagnóstico

A diretoria e a equipe comercial da EJCM se reúnem para que seja explicado como é o funcionamento da empresa e a equipe possa começar a elaborar uma solução.

Apresentação da proposta de solução

A equipe da EJCM apresenta para a diretoria uma solução: um sistema web. Com ele, seria possível desenvolver uma aplicação totalmente moldada à realidade da escola. Sendo assim, esse sistema abrangeria a resposta para todos os problemas expostos anteriormente.

Com o sistema web, a secretaria realiza a matrícula de um novo aluno pelo computador. Os dados do estudante é registrada em um banco de dados e automaticamente é criada uma ficha com todas as informações dos alunos. O mesmo aconteceria com as informações cadastradas de um novo professor.

Para o departamento pedagógico, os professores de cada disciplina teriam acesso ao mesmo sistema web para registrar as notas dos alunos. Assim, a coordenação não precisa mais ter que efetuar esse registro.

Para o departamento financeiro, o sistema seria conectado à conta bancária da escola e faria o registro de cada mensalidade paga, ou não paga, de cada aluno. O mesmo aconteceria para os pagamentos realizados aos professores.

Para o departamento administrativo, o cadastro de compra seria feito em um banco de dados e, de acordo com o produto, seria deduzido o tempo para o esgotamento dele.

Início do processo de desenvolvimento da solução digital

Após a adoção da solução desenvolvida pela EJCM, os profissionais da escola passarão por um período de adaptação ao novo sistema. Ao final deste período os funcionários já estarão capacitados e as melhorias serão facilmente observadas:

• Otimização da rotina de processos;
• Mais eficiência no serviço;
• Controle maior e mais preciso das finanças;
• Maior controle, planejamento e redução dos itens do almoxarifado;
• Mais facilidade e rapidez no acesso de qualquer informação institucional;
• Possibilidade de predições de qualidade e gastos com o auxílio de machine learning;
• Maior satisfação do público alvo;
• Atração de novos clientes;

Assim, conseguimos ver como acontece a transformação digital de uma empresa. Esse é um processo relativamente demorado, durando de 3 a 6 meses. Contudo, os seus benefícios fazem com que essa transformação seja muito lucrativa.

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